INTRO PR . BLOG

Wydarzenie (nie)biznesowe jako forma promocji firmy i nawiązywania relacji

Targi, konferencje, prezentacje dla klientów, szkolenia, firmowe imprezy integracyjne – to wydarzenia, które służą promocji firmy, ale i nawiązywaniu relacji. Jak zorganizować event, który na długo pozostanie w pamięci uczestników?

Eventy możemy podzielić na 5 głównych rodzajów:

 Wydarzenia biznesowe (konferencje, kongresy, targi, seminaria)
 Wydarzenia medialne (konferencje prasowe, briefingi, wywiady)
 Wydarzenia społeczne (obchody, jubileusze)
 Wydarzenia specjalne (imprezy kulturalne i sportowe)
 Wydarzenia motywacyjne (szkolenia, imprezy integracyjne)


Cele eventu


Dwa główne cele, jakie przyświecają wydarzeniom to promocja firmy i nawiązywanie relacji (z klientami, z partnerami biznesowymi, z pracownikami, z mediami, z lokalną społecznością itd.). Eventy organizujemy, aby:

☞ podziękować za współpracę
☞ docenić współpracowników
☞ Poinformować o nowości/ofercie
☞ edukować klienta
☞ zintegrować pracowników
☞ zrobić coś dla... ogółu!


Etapy organizacji eventu


Przy organizacji wydarzeń specjalnych warto zwrócić uwagę na detale, bo detale tworzą udany event! Organizację możemy podzielić na 3 główne etapy:


ETAP I planowanie: co zrobimy? co potrzebujemy? za ile?
ETAP II organizacja: jak to zrobimy? kto za co odpowiada?
ETAP III podsumowanie: dziękujemy! co poprawić?


Planowanie wydarzenia


W pierwszym etapie pracujemy nad koncepcją eventu. To etap tzw. burzy mózgów! Nic i nikt nie powinien nas tu ograniczać – póki co, bo w dalszym planowaniu musimy jednak zejść nieco na ziemię i dostosować nasz pomysł do realiów, czyli do posiadanych środków technicznych, zasobów ludzkich i budżetu.


Aby nasze wydarzenie przyciągnęło jak najwięcej uczestników i pozostało w ich głowach na dłużej, nie ograniczajmy naszej kreatywności realiami organizacyjnymi.


Na etapie planowania powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na datę i miejsce imprezy. Data nie powinna kolidować z innymi wydarzeniami, które mogą być równie atrakcyjne dla naszych potencjalnych gości! Pamiętajmy, aby uczestnicy bez większych problemów mogli dojechać na miejsce imprezy i – uwaga! – niekoniecznie centrum miasta jest super lokalizacją... W centrum będzie trudno zaparkować samochód lub będziemy musieli wziąć pod uwagę natężenie ruchu w godzinach naszego wydarzenia.


Zastanówmy się również nad atrakcjami i programem całej imprezy, a także nad zasobami ludzkimi do obsługi technicznej i organizacyjnej wydarzenia. Tu ważne będzie chociażby określenie, czy nasze wydarzenie będzie imprezą masową i będziemy w związku z tym dodatkowo zobligowani do wielu zabezpieczeń, wymaganych przepisami prawa.


Organizacja eventu


Samą organizacją wydarzenia zajmujemy się w drugim etapie. Tu bardzo ważne będzie stworzenie programu imprezy, z uwzględnieniem poszczególnych prac organizacyjnych w każdym jego punkcie oraz odpowiedzialności osób za realizację tychże prac.


Udany event to dobrze zorganizowany event! Musimy zadbać o atrakcje dla gości, ale i o ich właściwą obsługę.


Podzielmy zadania i przydzielmy do ich realizacji konkretne osoby. Pamiętajmy o osobach, które będą witać i żegnać gości lub będą do dyspozycji gości przez cały czas trwania imprezy. Obsługa eventu powinna posiadać identyfikatory lub inne elementy (np. strój lub jego element), po których łatwo każdy uczestnik będzie mógł dotrzeć do organizatora imprezy.


Podsumowanie wydarzenia


Po zakończeniu wydarzenia nie zapomnijmy o podziękowaniach – zarówno dla uczestników, jak i obsługi eventu! Koniecznie zapytajmy ich o szczere opinie i wyciągnijmy wnioski z wszystkich uwag i zdarzeń, które miały miejsce podczas naszej imprezy.


Pamiętajmy, że udany event powinien pozostawić dobre wspomnienie wśród uczestników. Jest kilka sposobów, aby wywołać takie emocje!


Jak pozostawić dobre wspomnienie?


Świetna organizacja! – czyli właściwie dobraliśmy termin i miejsce imprezy, zadbaliśmy o naszych gości już „od wejścia" i byliśmy do ich dyspozycji przez cały czas trwania imprezy.


Super atrakcje – czyli zadbaliśmy o ciekawy program imprezy, ale i oferty specjalne dla naszych gości! To mogą być m.in. kupony rabatowe na usługi lub produkty, czy udostępnienie usługi lub produktu na bezpłatne testy przez określony czas.


Podziękowanie! – na zakończenie imprezy możemy wręczyć każdemu uczestnikowi drobny upominek od firmy, ale formą podziękowania jest również relacja zdjęciowa i/lub filmowa z eventu (o której udostępnieniu oczywiście informujemy gości), możemy również wysłać list lub wykonać telefon do gości z podziękowaniami za udział w naszym wydarzeniu.


Na co zwrócić uwagę szczególnie?

☞ bezpieczeństwo i komfort uczestników: oznakowanie, toalety, opieka medyczna, obsługa!
☞ nawiązywanie relacji: bazy kontaktowe uczestników, podwykonawców
☞ spójność wizerunkowa: aranżacja stoiska, miejsca eventu
☞ materiały reklamowe: identyfikatory, ulotki, kubki, torby reklamowe
☞ promocja w mediach: media i media społecznościowe

powrót

Masz pytania?